Please update your Flash Player to view content.
Főoldal Kutatás Szervezeti és működési szabályzat
MagyarRomânăEnglish
Szervezeti és működési szabályzat PDF Nyomtatás E-mail

A Gyulafehérvári Főegyházmegyei Levéltár Szervezeti és Működési Szabályzata

(GyFL – SzMSz)

1.) A Gyulafehérvári Főegyházmegyei Levéltár (a továbbiakban: Levéltár) magánlevéltárként működő tudományos intézmény, amely a Gyulafehérvári Főegyházmegye területén lévő történeti értékű iratanyagot kezeli. A Gyulafehérvári Főegyházmegye részét képezik: az Érseki- és Főkáptalani Levéltár (Gyulafehérvár), a Státus Levéltára (Kolozsvár), a Hittudományi Főiskola Levéltára (Gyulafehérvár), a Gyulafehérvári, a Szamosújvári, a Sepsiszentgyörgyi, a Marosvásárhelyi, a Gyergyószentmiklósi, a Székelyudvarhelyi, a Kolozsvári és a Csíkszeredai Gyűjtőlevéltárak, valamint a Szamosújvári Örmény Katolikus Gyűjtőlevéltár.

A Gyulafehérvári Főegyházmegyei Levéltár központja és székhelye megegyezik az érseki levéltáréval, melynek fenntartója a Gyulafehérvári Érsekség, jogi képviselője a mindenkori gyulafehérvári érsek. A Levéltár közvetlen felügyeletét a fenntartó képviseletében az irodaigazgató és a gazdasági igazgató látják el.

A Státus Levéltár, a Papnevelde Levéltára és a főesperességi szinten létrejött Gyűjtőlevéltárak fenntartói az Erdélyi Katolikus Státus, a Hittudományi Főiskola, valamint az illető Főesperesi Hivatalok. Ez utóbbi levéltárak jogi képviselői a Státus elnöke, a főiskola rektora, valamint az illetékes főesperesek.

2.) A Főegyházmegyei Levéltár központi raktárai Gyulafehérváron, a Mihai Viteazul utca 21. szám alatti érseki palota épületében (Érseki- és Főkáptalani Levéltárak) találhatók.

A Főegyházmegyei Levéltár elérhetőségei:

Főegyházmegyei Levéltár

Érseki- és Főkáptalani Levéltár

510010 Alba Iulia, str. Mihai Viteazul 21, jud. Alba

Tel.: 0258-811.689; Fax: 0258-811.454

E-mail: Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

Erdélyi Katolikus Státus Levéltára

400095 Cluj-Napoca, str. Iuliu Maniu 5, jud. Cluj

Tel./Fax: 0264-593.102

Hittudományi Főiskola Levéltára

10009 Alba Iulia, str. Bethlen Gábor 3, jud. Alba

Tel./Fax: 0258-811.688

E-mail: Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

Csíkszeredai Gyűjtőlevéltár

530204 Miercurea-Ciuc, str. Kájoni János 47, jud. Harghita

E-mail: Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

Gyergyószentmiklósi Gyűjtőlevéltár

535500 Gheorgheni, str. Márton Áron 9, jud. Harghita

E-mail: Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

Kolozsvári Gyűjtőlevéltár

400095 Cluj-Napoca, str. Iuliu Maniu 4, jud. Cluj

E-mail: Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

Marosvásárhelyi Gyűjtőlevéltár

540053 Târgu Mureş, p-ţa Trandafirilor 61, jud. Mureş

E-mail: Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

Sepsiszentgyörgyi Gyűjtőlevéltár

520019 Sfântu Gheorghe, str. Ciucului 88, jud. Covasna

E-mail: Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

Szamosújvári Gyűjtőlevéltár

405300 Gherla; str. Bobâlna 8, jud. Cluj

E-mail: Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

Szamosújvári Örmény Katolikus Gyűjtőlevéltár

405300 Gherla, str. Ştefan cel Mare 5., jud. Cluj

E-mail: Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

Székelyudvarhelyi Gyűjtőlevéltár

535600 Odorheiu Secuiesc, str. Baróti Szabó Dávid 34, jud. Harghita

E-mail: Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

3.) A Levéltár nem önálló jogi személy, az intézményben a munkáltatói jogokat a fenntartó Főegyházmegyei Hivatal gyakorolja.

4.) A Státus, a Papnevelde és a Főesperességi Gyűjtőlevéltárak esetében a munkáltatói jogokat ezek jogi képviselői gyakorolják.

5.) Az egyházi törvénykönyv (CIC) 486-491. kánonjai vonatkoznak az egyházi levéltárakra, melyek értelmében az intézmény a Főegyházmegye történeti levéltára. Feladata, hogy a történelmi értékű dokumentumokat módszeresen rendezze és gondosan őrizze.

6.) A Levéltár szakmai vezetői teendőit a levéltárvezető látja el, a feladatok megosztásáról a dolgozók munkaszerződései és a munkaköri leírások rendelkeznek.

7.) A Levéltár bevételei és kiadásai az Érseki Hivatal könyvelésében egy költséghelyen jelennek meg, a könyvelést az Érsekség Gazdasági Hivatala végzi. A státus, a papnevelde és a gyűjtőlevéltárak költségvetéséről a fenntartóik gondoskodnak és a hivatallal egy helyen könyvelik.

8.) Az elnyert pályázati támogatások felhasználásáért a gazdasági igazgató a felelős, a levéltári intézmény gazdálkodásáról évente részletes beszámoló készül a fenntartó számára.

9.) Az Érseki Levéltár illetékes átvenni a Gyulafehérvári Főegyházmegye területén működő központi egyházigazgatási szervek (pl. Érseki Hivatal, Főegyházmegyei Pénzügyi Kamara, Érseki Bíróság, egyházmegyei bizottságok stb.), az egyházmegyei oktatási-, egészségügyi- és szociális intézmények, valamint az egyházmegyei szintű vallásos (katolikus) egyesületek és testületek levéltári anyagát.

10.) A Főegyházmegyei Levéltár Gyűjtőlevéltárai illetékesek átvenni az alsóbb szintű egyházigazgatási egységek (pl. főesperességek, plébániák) levéltári anyagát: a Státus Levéltára a Státusét, a Hittudományi Főiskola a papneveldéét, a gyűjtőlevéltárak a főesperesi- és a hozzá tartozó plébániahivatalok levéltárát.

11.) A Levéltárak az illetékességi területükön gyűjtik a felsorolt szervek, intézmények hivatali iratanyagát, és az említett testületekben fontos szerepet játszó személyek maradandó értékű irathagyatékát. A dokumentumok kiegészítéseként nem feltétlenül irattári eredetű iratokat, továbbá kép- mikrofilm- és hangfelvételeket, digitális másolatokat is átvehet, ill. őrizhet.

12.) A Levéltár a Főegyházmegye területén szakmailag illetékes a plébániai levéltárak gondozásában és rendezésében. Ebből a célból begyűjti gyűjtőlevéltárakba a plébániai levéltárakat, továbbá szakmai tanácsokat ad az iratok őrzéséhez és védelméhez, segítséget nyújt rendezésükben és jegyzékelésükben.

13.) A Levéltár gondoskodik az illetékességi és gyűjtőkörébe tartozó levéltári anyag védelméről. Ennek érdekében:

a) Nyilvántartja a 9-10. pontban meghatározott, az illetékességi körébe tartozó szerveket és azok levéltári anyagát, kapcsolatot tart fenn velük, és iratkezelésükre vonatkozóan javaslatokat tehet.

b) Hivatalból átveszi az illetékességi körébe tartozó levéltári anyagot és gyűjti a gyűjtőkörébe tartozó iratokat. A gyarapodásról minden esetben jegyzék, átadás-átvételi jegyzőkönyv készül.

c) Levéltári anyagot raktári őrzési helyéről kiemelni csak kutatószolgálat, kölcsönzés, ill. központi hivatali használat céljából, őrcédula használatával szabad. A Levéltár épületéből levéltári anyagot kivinni csak az irodaigazgató és a levéltárvezető engedélyével, külön ügyiratban rögzített céllal és feltételekkel lehet.

d) Gondoskodik az őrizetében lévő levéltári anyag nyilvántartásáról, biztonságos őrzéséről, az állományvédelmi és munkavédelmi követelményeknek megfelelő, szakszerű kezeléséről és tárolásáról. Biztosítja a raktárak rendszeres takarítását, törekszik a megfelelő hőmérséklet, relatív páratartalom és fényvédelem kialakítására.

e) Gondoskodik az őrizetében lévő károsodott levéltári anyag fertőtlenítéséről, restaurálásáról és konzerválásáról.

f)  Biztonsági- és kutatási célú másolatokat (mikrofilmek, fotók, digitális másolatok) készíttet-készít az őrizetében lévő levéltári anyagról. A másolatokat nyilvántartja és rendszerezi, elkészítésükhöz a levéltári anyagot gondosan előkészíti. A reprodukciós eljárás a levéltári anyag fizikai állapotát nem veszélyeztetheti.

g) Lehetőségeinek megfelelően gondoskodik az illetékességi területére vonatkozó források, az őrizetében lévő levéltári anyagok kiegészítéséről.

14.) A Levéltár gondoskodik az őrizetében lévő levéltári anyag használhatóságáról. Ennek érdekében:

a) Rendszerezi, rendezi, selejtezi és segédletekkel látja el levéltári anyagát, s e munka során figyelembe veszi a jogszabályokban megfogalmazott szakmai követelményeket.
b) Segédletei alapján tájékoztatást nyújt az őrizetében lévő levéltári anyagról.
c) Kutatási szabályzata alapján biztosítja a kutatás feltételeit az őrzött iratanyagban, a kutatók rendelkezésre bocsátja kutatási segédleteit, és a szakmai követelményeknek megfelelő módon, indokolt esetben kutatási célból iratokat kölcsönöz.

d) A kutatók kérésére - külön díjszabásban rögzített áron - fénymásolatokat, digitális másolatokat készít, és hiteles másolatokat ad ki a levéltárban őrzött dokumentumokról, valamint alkalmanként kutatási megbízásokat is teljesíthet. A másolatok készítése során a levéltári anyag fizikai állapota nem károsodhat, a másolási technológiát ennek megfelelően kell kiválasztani, ill. alkalmazni.

e) Szakkönyvtárat tart fenn, nyilvántartási és kutatási célú adatbázisokat épít, tájékoztatási célból internetes honlapot működtet.

f) A levéltári anyag oktatási, közművelődési célú felhasználását, a levéltári tevékenység megismerését kiadványokkal, előadásokkal, konferencia-részvétellel és egyéb módon (pl. a levéltári anyag bemutatásával kiállítások alkalmával) elősegíti.

g) Szakmai kapcsolatokat tart fenn hazai- és külföldi levéltárakkal, levéltáros szervezetekkel- és egyesületekkel.

h) Részt vesz az őrizetében lévő levéltári anyag kutatásában, történettudományi feldolgozásában, az eredmények publikálásában, s az ezzel kapcsolatos kiadványok megjelentetésében. Saját kiadványai elsősorban levéltári segédletek (iratanyag-ismertetők, hivataltörténeti és helytörténeti munkák, kutatást segítő adattárak) és forrásközlések.

15.) A Levéltár szakmai működéséért felelős személy a levéltárvezető, aki egyben az intézmény képviselője. A levéltárvezető kinevezése a fenntartó hatásköre.




A Levéltár szakmai munkájának összetevői

Gyűjtőterület, anyaggyarapítás

Állományvédelem

Belső feldolgozó munka (iratrendezés, segédletkészítés)

Kutatószolgálat

Ügyfélszolgálat

Szakkönyvtár

Nyilvántartások kezelése, informatika

Közművelődés

Tudományos tevékenység, kiadványmunka

Továbbképzés, tapasztalatcsere

Nemzetközi kapcsolatok

Sajtónyilvánosság


 

Menü

Bejelentkezés